משרד רואי חשבון והנהלת חשבונות
ראיית חשבון והנהלת חשבונות
משרד רואי חשבון שכל ההתנהלות שלו רצה על ווטסאפ, מייל ואקסל — קיבל תשתית אוטומטית שתופסת כל מסמך, מתייקת אותו לתיקיית הלקוח הנכונה, ולא מאפשרת לאף פנייה ליפול בין הכיסאות.
האתגר
במשרד עובדות כ-7 מנהלות חשבונות, כל אחת עם עשרות תיקים, והעבודה השוטפת זרמה דרך ווטסאפ, מיילים, אקסלים ותוכנת ההנהלת חשבונות הענפית — בלי מערכת מרכזית אחת. בליבת הכאב: כ-3,500 מסמכים בחודש (חשבוניות, קבלות, מסמכים לדוח שנתי) שהגיעו מפוזרים בערוצים שונים, ודרשו תיוק ידני לתיקיית כל לקוח. מספיק שמנהלת עמוסה לא תראה מסמך אחד — והנתון אבד. פניות של לקוחות יכלו ליפול בין הכיסאות בלי מנגנון שמוודא שמישהי באמת חזרה, ואיסוף המסמכים מהלקוחות לקראת דוחות היה תהליך ידני וחוזר. שכבת מורכבות נוספת: צוות עם רמה טכנולוגית נמוכה, שמחייב פתרון פשוט והדרכה סבלנית ומותאמת.
הפתרון
אוטומציות.AI תכננה למשרד תשתית אוטומציה שלמה סביב ליבת Zoho CRM ו-WhatsApp Business API, מחוברת ל-Outlook ולמערכות הקיימות ומתוזמרת ב-n8n. הלב של הפתרון: כל מסמך שמגיע בווטסאפ או במייל מזוהה אוטומטית, מותאם ללקוח הנכון לפי טלפון/מייל מתוך ה-CRM, ומתויק לתיקיית הלקוח — בלי נגיעה ידנית, ועם התראה למזכירה במקרה שלא נמצאה התאמה. במקביל הוקמה מערכת התראות ומשימות שהופכת כל פנייה למשימה ב-Outlook עם בעלים ותזכורת, ו-6 טפסים דיגיטליים חכמים לאיסוף מסמכים מהלקוחות. כל אינטראקציה — הודעה, מייל, מסמך — מתועדת אוטומטית בכרטיסיית הלקוח ב-CRM וזמינה כאסמכתא. הפתרון נבנה בארכיטקטורה שלבית: מענה ראשוני אוטומטי ותיוק כבר עכשיו, ותשתית מוכנה לשדרוג עתידי לסוכן AI מלא — בדיוק כפי שהלקוח ביקש, להכניס בהדרגה.
הגישה שלנו
הטכנולוגיות שהשתמשנו
השירות שמאחורי הפרויקט הזה
הטמעת CRM חכםהתוצאות
מוכנים להשיג תוצאות דומות?
בואו נפגש ונראה איך אפשר גם לכם להשיג שינוי משמעותי בעסק
קבע פגישת הכרות
בואו נפגש ונראה איך אפשר גם לכם להשיג שינוי משמעותי בעסק