שמאות והערכת נכסים

משרד שמאות רכב

שמאות רכב

חשבונית תיקון עם 20-30 חלקים — נקראת לבד מהמייל ונכנסת לבד למערכת ניהול השמאות, גם בלי שלמערכת יש בכלל API.

מערכת ניהול שמאות ייעודית — מקומית + ענן

RPA (אוטומציה שמדמה עובד אנושי)

OCR / חילוץ נתונים מחשבוניות (PDF + סריקות)

מייל

n8n

שרת ענן ייעודי

Challenge

האתגר

משרד שמאות רכב קטן (3-5 עובדים) שעובד מול מערכת ניהול שמאות ייעודית וסגורה, בשתי גרסאות במקביל: אחת מקומית במחשב ואחת בענן של הסניף המרכזי. כל חשבונית תיקון מגיעה במייל, מורידים אותה לתיקייה, ואז מקלידים ידנית פריט-פריט: שם החלק, מחיר, סוג (מקורי/חליפי/משומש), מק"ט וגם מחירי העבודות. בלשונות הלקוח: "לפעמים זה גם 20-30 חלקים, שאתה צריך להזין כל חלק ידני". זה השלב שהוגדר כ"הדבר הכי מהותי" — גוזל הכי הרבה זמן, חשוף לטעויות, ומעכב את העבודה על התיקים.

Solution

הפתרון

בנינו את הפתרון בשני שלבים. שלב 1 — קליטה וחילוץ: ברגע שחשבונית נכנסת לתיקייה ייעודית, המערכת קוראת את הקובץ (PDF או סריקה), ומחלצת אוטומטית את מספר הרכב, רשימת החלקים, המחירים, סוג החלק והמק"טים לנתונים מסודרים. שלב 2 — הזנה אוטומטית: כאן נחשפה הנקודה הקריטית — בבדיקה התברר שלמערכת ניהול השמאות אין API. במקום להיתקע, עברנו ל-RPA: אוטומציה שמתפקדת כמו עובד אנושי, מקליטה את הקלקים בעצמה ואז חוזרת עליהם לבד. ה-RPA פותח את מערכת ניהול השמאות, מאתר את התיק לפי מספר רכב, ומזין את כל החלקים, המק"טים, המחירים והעבודות לתוך הלשוניות הנכונות — עם ניתוב חכם בין שתי המערכות: דוחות פרטיים נכנסים למערכת המקומית, דוחות חברות ביטוח נכנסים למערכת בענן. נוסף מנגנון ניסיון חוזר וטיפול בחריגות אם הממשק לא מגיב, והתראות לצוות בתחילת עיבוד ובסיומו, כך שלא צריך לבדוק ידנית מה קרה עם כל תיק.

Our Approach

חילוץ אוטומטי של פריטי חשבונית תיקון (20-30 שורות לכל חשבונית) מקובצי PDF וסריקות שנכנסים לתיקייה ייעודית

הזנה אוטומטית של החלקים, המק"טים, המחירים והעבודות למערכת ניהול השמאות באמצעות RPA — מאחר שלמערכת אין API

ניתוב חכם בין שתי גרסאות מערכת ניהול השמאות: דוחות פרטיים למערכת המקומית, דוחות חברות ביטוח לענן של הסניף המרכזי

מנגנון ניסיון חוזר וטיפול בחריגות כשהממשק לא מגיב, ובדיקות end-to-end על חשבוניות אמיתיות

התראות לצוות בתחילת עיבוד תיק ובסיומו / כשנדרש טיפול אנושי

תשתית אוטומציה ושרת ייעודי (n8n) שמריצים את התהליך ברקע ללא הרצות ידניות

Technologies Used

מערכת ניהול שמאות ייעודית — מקומית + ענןRPA (אוטומציה שמדמה עובד אנושי)OCR / חילוץ נתונים מחשבוניות (PDF + סריקות)מיילn8nשרת ענן ייעודי

The service behind this project

אוטומציה לעסקים

Results

התוצאות

חלקים בכל חשבונית שנקלטים אוטומטית במקום הקלדה ידנית20-30

מערכות יעד שמוזנות אוטומטית (מקומית + ענן)2

החלפנו תהליך הקלדה ידני של חשבוניות עם 20-30 חלקים — שם חלק, מחיר, סוג ומק"ט בכל שורה — בקליטה אוטומטית מהמייל ישר לתוך מערכת ניהול השמאות. הצלחנו לעשות את זה גם אחרי שהתברר שלמערכת אין API, על ידי מעבר ל-RPA. שני שלבי הפתרון נסגרו כעסקה (accepted), והלקוח כבר שילם מקדמה על שלב ה-RPA. הבנייה המדורגת אפשרה ללקוח להתחיל מהבסיס ולהמשיך לשלב ההזנה האוטומטית בנפרד.

Schedule a Meeting

Ready to achieve similar results?

Let's meet and explore how your business can achieve meaningful transformation

View More Case Studies

Schedule a Meeting

Let's meet and explore how your business can achieve meaningful transformation