ייבוא והפצה

הפצה ולוגיסטיקה — קו חלוקת קרח ומוצרים מוקפאים

הפצה ולוגיסטיקה — קו חלוקה ואספקה ללקוחות עסקיים (קמעונאות, חנויות, תחנות דלק)

לקחנו עסק הפצה שבו הזמנות נכנסו מחמישה ערוצים נפרדים ולקוחות נפלו בין הכיסאות — והפכנו אותו למערכת אחת שמרכזת כל הזמנה ושיחה, עונה ללקוחות 24/7 בעברית ובערבית, ולא מאבדת אף פנייה.

WhatsApp Business API

מערכת ניהול קו הפצה (CRM)

OpenAI GPT-4

המרת דיבור לטקסט (Speech-to-Text)

אתר החברה (טופס לידים)

מערכת טלפוניה

Challenge

האתגר

אצל הלקוח ההזמנות הגיעו מכל כיוון בו-זמנית: סוכן בשטח, נציג מרכזייה, נהג שמתקשר מהכביש, טופס באתר, ולקוחות ששולחים הזמנות בוואטסאפ גם ב-3 לפנות בוקר (חנויות אלכוהול ותחנות דלק). כל ערוץ תועד במקום אחר, נוצרו כפילויות, ולקוחות שלמים פשוט נפלו. לידים מהטופס באתר נשלחו למייל וחיכו שמישהו יזכור להעביר אותם ידנית ל-CRM — ואם שכחו, איבדו לקוח. תקשורת הוואטסאפ התנהלה מטלפונים אישיים של עובדים, בלי ניהול מרכזי, בלי היסטוריה ובלי גישה משותפת לצוות. שיעור המענה להודעות וואטסאפ עמד על 15-25% בלבד, מה שגרם לנסיעות נהגים מיותרות ולפספוס לקוחות שכן רצו אספקה. ומעל הכל ריחף חשש כבד מעונת הקיץ: 700-800 לקוחות נוספים מול מוקדן יחיד שלא יעמוד בעומס.

Solution

הפתרון

בנינו מערכת תפעולית מקצה לקצה סביב מערכת ניהול הקו של הלקוח והוואטסאפ. בליבה: פלטפורמה מרכזית אחת לניהול כל שיחות הוואטסאפ — שיוך נציגים, הרשאות לפי תפקיד, גישה ממספר מחשבים והיסטוריית לקוח מלאה במקום אחד; חיבור אוטומטי של הטופס באתר ישירות ל-CRM (כרטיס לקוח נפתח לבד, הודעת תודה אוטומטית בוואטסאפ, התראת מנהל ומעקב SLA שמתריע אם ליד לא טופל תוך 24 שעות); וריכוז אוטומטי של הזמנות מכל חמשת הערוצים למערכת אחת, עם זיהוי כפילויות, תיוג מקור וסטטוס ודשבורד בקרה. מעל זה הוספנו סוכן AI בוואטסאפ שמנהל שיחות 24/7 בעברית ובערבית, שולף נתוני לקוח מהמערכת, מאשר ושומר הזמנות ומתמלל הודעות קוליות; אוטומציית קמפיינים לאישורי אספקה לפי סטטוס תחזית עם תזכורות ופולו-אפים מדורגים; תמלול וסיכום אוטומטי של שיחות טלפון של סוכני שטח ומרכזייה ישירות לכרטיס הלקוח, כולל יצירת משימות פולו-אפ; שדות העדפת אספקה קבועה (יום, כמות, תדירות, שפה) שמתעדכנים מתוך השיחה; מנגנוני גיבוי ו-escalation להודעות שלא נענו, כולל הפניה אוטומטית משיחת טלפון לוואטסאפ; וסקרי שביעות רצון אוטומטיים אחרי כל אספקה עם ניתוח AI, דוחות יומיים והתראות מיידיות על תלונות.

Our Approach

פלטפורמה מרכזית לניהול כל שיחות הוואטסאפ — שיוך נציגים, הרשאות לפי תפקיד, גישה ממספר מחשבים והיסטוריית לקוח מלאה במקום אחד

חיבור אוטומטי של טופס האתר ישירות ל-CRM: פתיחת כרטיס לקוח, הודעת תודה אוטומטית, התראת מנהל ומעקב SLA של 24 שעות — אפס אובדן לידים

ריכוז אוטומטי של הזמנות מכל הערוצים (סוכן, מרכזייה, נהג, אתר, וואטסאפ) למערכת אחת עם זיהוי כפילויות, תיוג מקור/סטטוס ודשבורד בקרה

סוכן AI בוואטסאפ 24/7 לניהול שיחות והזמנות — תמיכה בעברית וערבית, תמלול הודעות קוליות, שליפת נתוני לקוח ושמירת הזמנות אוטומטית

אוטומציית קמפיינים בוואטסאפ לאישורי אספקה לפי סטטוס תחזית, כולל תזכורות ופולו-אפ אוטומטי למי שלא ענה

תמלול וסיכום אוטומטי של שיחות טלפון לסוכני שטח ומרכזייה, עם שמירה ב-CRM ויצירת משימות פולו-אפ

שדות העדפת אספקה קבועה (יום, כמות, תדירות, שפה) שמתעדכנים אוטומטית מתוך שיחת הוואטסאפ

מנגנוני גיבוי ו-escalation להודעות שלא נענו, כולל הפניה אוטומטית משיחת טלפון לוואטסאפ

סקרי שביעות רצון אוטומטיים אחרי כל אספקה עם ניתוח AI, דוחות יומיים והתראות מיידיות על תלונות

Technologies Used

WhatsApp Business APIמערכת ניהול קו הפצה (CRM)OpenAI GPT-4המרת דיבור לטקסט (Speech-to-Text)אתר החברה (טופס לידים)מערכת טלפוניהטאבלט נהגים

The service behind this project

אוטומציה לעסקים

Results

התוצאות

שיעור מענה להודעות וואטסאפ לפני הפרויקט15-25% בלבד

ערוצי הזמנה שאוחדו למערכת אחת5 ערוצים (סוכן, מרכזייה, נהג, אתר, וואטסאפ)

זמינות מענה ללקוח24/7 בעברית ובערבית

SLA לטיפול בליד מהאתר24 שעות עם התראה אוטומטית

העסק עבר ממצב שבו הזמנות ולידים פוזרו על פני חמישה ערוצים נפרדים ונאבדו, למערכת אחת שמרכזת כל הזמנה ושיחה, מזהה כפילויות ולא מפילה אף פנייה. סוכן ה-AI מאפשר מענה ללקוחות מסביב לשעון — כולל הזמנות הלילה שבעבר נשארו ללא תשובה — בעברית ובערבית, מה שמכין את העסק לעומס הקיץ במקום מוקדן יחיד שקורס. כל ליד מהאתר הופך אוטומטית לכרטיס לקוח עם מעקב SLA, וכל שיחת טלפון של סוכן או מרכזייה מתועדת ומסוכמת אוטומטית בכרטיס הלקוח. הפרויקט נסגר, הוטמע ושולם במלואו, וכבר נבחנת הרחבה לסוכן קולי AI לשיחות יוצאות ונכנסות שיתפוס גם את הלקוחות שלא עונים בוואטסאפ.

Schedule a Meeting

Ready to achieve similar results?

Let's meet and explore how your business can achieve meaningful transformation

View More Case Studies

Schedule a Meeting

Let's meet and explore how your business can achieve meaningful transformation