פיננסים וביטוח

משרד רואי חשבון והנהלת חשבונות

ראיית חשבון והנהלת חשבונות

משרד רואי חשבון שכל ההתנהלות שלו רצה על ווטסאפ, מייל ואקסל — קיבל תשתית אוטומטית שתופסת כל מסמך, מתייקת אותו לתיקיית הלקוח הנכונה, ולא מאפשרת לאף פנייה ליפול בין הכיסאות.

WhatsApp Business API

Zoho CRM

Outlook

n8n

Excel

מערכת הנהלת חשבונות ענפית

Challenge

האתגר

במשרד עובדות כ-7 מנהלות חשבונות, כל אחת עם עשרות תיקים, והעבודה השוטפת זרמה דרך ווטסאפ, מיילים, אקסלים ותוכנת ההנהלת חשבונות הענפית — בלי מערכת מרכזית אחת. בליבת הכאב: כ-3,500 מסמכים בחודש (חשבוניות, קבלות, מסמכים לדוח שנתי) שהגיעו מפוזרים בערוצים שונים, ודרשו תיוק ידני לתיקיית כל לקוח. מספיק שמנהלת עמוסה לא תראה מסמך אחד — והנתון אבד. פניות של לקוחות יכלו ליפול בין הכיסאות בלי מנגנון שמוודא שמישהי באמת חזרה, ואיסוף המסמכים מהלקוחות לקראת דוחות היה תהליך ידני וחוזר. שכבת מורכבות נוספת: צוות עם רמה טכנולוגית נמוכה, שמחייב פתרון פשוט והדרכה סבלנית ומותאמת.

Solution

הפתרון

אוטומציות.AI תכננה למשרד תשתית אוטומציה שלמה סביב ליבת Zoho CRM ו-WhatsApp Business API, מחוברת ל-Outlook ולמערכות הקיימות ומתוזמרת ב-n8n. הלב של הפתרון: כל מסמך שמגיע בווטסאפ או במייל מזוהה אוטומטית, מותאם ללקוח הנכון לפי טלפון/מייל מתוך ה-CRM, ומתויק לתיקיית הלקוח — בלי נגיעה ידנית, ועם התראה למזכירה במקרה שלא נמצאה התאמה. במקביל הוקמה מערכת התראות ומשימות שהופכת כל פנייה למשימה ב-Outlook עם בעלים ותזכורת, ו-6 טפסים דיגיטליים חכמים לאיסוף מסמכים מהלקוחות. כל אינטראקציה — הודעה, מייל, מסמך — מתועדת אוטומטית בכרטיסיית הלקוח ב-CRM וזמינה כאסמכתא. הפתרון נבנה בארכיטקטורה שלבית: מענה ראשוני אוטומטי ותיוק כבר עכשיו, ותשתית מוכנה לשדרוג עתידי לסוכן AI מלא — בדיוק כפי שהלקוח ביקש, להכניס בהדרגה.

Our Approach

הקמת WhatsApp Business API עם מספר ייעודי ומענה אוטומטי ראשוני לכל פנייה נכנסת, והעברה מיידית למייל המנהלת הרלוונטית

תיוק אוטומטי של מסמכים מווטסאפ וממייל: זיהוי סוג המסמך, התאמת הלקוח לפי טלפון/מייל מ-Zoho CRM, ושמירה אוטומטית בתיקיית הלקוח — עם התראה למזכירה כשנדרשת בדיקה ידנית

מערכת התראות ומשימות חכמה: יצירת משימות אוטומטיות ב-Outlook Tasks לכל הודעה, ניתוב למנהלת החשבונות הנכונה לפי תיוג ב-Zoho, ותזכורת אם הפנייה לא נענתה תוך 24 שעות

הקמה והטמעה מלאה של Zoho CRM ל-7 משתמשים, כולל שדות מותאמים (סוג עוסק, מנהלת מטפלת, סטטוס Paperless), יבוא לקוחות מאקסל וממערכת ההנהלת חשבונות הענפית, וסנכרון אנשי קשר עם Outlook

תיעוד אוטומטי מלא של כל אינטראקציה (ווטסאפ/מייל) בכרטיסיית הלקוח ב-CRM, עם לוג מלא (תאריך, שעה, נושא, תוכן) ואפשרות הוספת הערות ידניות

6 טפסים דיגיטליים חכמים לאיסוף מסמכים מלקוחות עם לוגיקה מותנית, תיוק אוטומטי של הקבצים המתקבלים, ודשבורד מעקב + תזכורות אוטומטיות ללקוחות שלא השלימו

הדרכת צוות מותאמת לרמה טכנולוגית נמוכה

Technologies Used

WhatsApp Business APIZoho CRMOutlookn8nExcelמערכת הנהלת חשבונות ענפיתWindows File Systemטפסים דיגיטלייםAI / LLM API

The service behind this project

הטמעת CRM חכם

Results

התוצאות

תכננו למשרד תשתית שמבטלת את התיוק הידני של אלפי מסמכים בחודש ואת הסיכון שפניות לקוחות ייפלו בין הכיסאות: כל מסמך מגיע אוטומטית לתיקיית הלקוח הנכונה, כל פנייה הופכת למשימה עם בעלים ותזכורת ב-24 שעות, וכל אינטראקציה מתועדת ב-CRM אחד מרכזי — אסמכתא זמינה לכל ויכוח מול לקוח, במקום מידע שמתפזר על פני ווטסאפ, מייל ואקסלים. הפתרון תוכנן בארכיטקטורה שלבית: מענה ראשוני אוטומטי ותיוק כבר עכשיו, ותשתית מוכנה לשדרוג לסוכן AI מלא — כך שהמשרד מקבל ערך מיידי בלי מהפכה חד-פעמית ובלי להחליף את כל מה שכבר עובד. (אין כרגע מדדי חיסכון/ROI מתועדים בנתונים, ולכן התוצאות מוצגות איכותית.)

Schedule a Meeting

Ready to achieve similar results?

Let's meet and explore how your business can achieve meaningful transformation

View More Case Studies

Schedule a Meeting

Let's meet and explore how your business can achieve meaningful transformation