סוכנות ביטוח ופנסיה
ביטוח ופנסיה (פנסיות, קרנות השתלמות, קופות גמל, השקעות)
צוות תפעול קטן בסוכנות פנסיונית טבע ב-100 מיילים ביום לתיוק ידני — בנינו לו מנוע אוטומציה שמתייק לבד מול מערכת הליבה הפנסיונית, תופס לקוחות עוזבים בזמן אמת ומפעיל את סוכני השטח דרך וואטסאפ.
האתגר
צוות תפעול קטן בסוכנות (מנהל הסוכנות, עובדי תפעול וסוכנים נוספים) נחנק תחת עומס ידני יומיומי: כ-100 מיילים ביום מבתי ההשקעות שצריך לתייק ביד אחד-אחד לתיקי הלקוחות במערכת הליבה הפנסיונית, וכ-20 מיילים בכל בוקר על לקוחות שמבקשים לעזוב — בלי שום מנגנון מסודר לאתר ולטפל בהם מיד, כך שעזיבה הייתה מתגלה לעיתים מאוחר מדי. לא היה צ׳קליסט דיגיטלי לקליטת לקוח חדש, משימות נפלו בין הכיסאות כי לא היה מעקב אוטומטי, סוכני השטח עבדו מנותקים מהמערכת, ולמנהל הסוכנות לא הייתה תמונה ניהולית על המשימות הפתוחות. גם ברכות יום הולדת והתראות גיל פרישה — שהן הזדמנות שימור אמיתית — פשוט לא נוהלו. דחיפות גבוהה, כי כל יום שעובר הוא עוד 100 נגיעות ידניות ועוד לקוח שעלול להחליק החוצה בלי שאיש שם לב.
הפתרון
בנינו מנוע אוטומציה תפעולי שלם סביב מערכת הליבה הפנסיונית של הסוכנות, שמחבר את המיילים הנכנסים, וואטסאפ עסקי וזיהוי תוכן מבוסס AI לכדי תהליך אחד רציף. המערכת קוראת כל מייל שנכנס מבתי ההשקעות, מזהה את סוגו (הצטרפות / יציאה / עדכון למעסיק / ריג׳קט), מאתרת את הלקוח במערכת הליבה לפי שם או תעודת זהות ומתייקת אוטומטית בתיק הנכון — ובמקרי גבול שואלת את הסוכן במקום לנחש. במייל של בקשת עזיבה היא פותחת את ה-PDF המצורף, מחלצת את פרטי הלקוח, מזהה את הסוכן המטפל לפי השדה במערכת הליבה ושולחת התראה מיידית — ובמקביל פונה ללקוח בוואטסאפ עוד באותו בוקר. במקביל הוקם ערוץ וואטסאפ עסקי רשמי שדרכו סוכני השטח מבקשים מסמכים, מקבלים אותם ומתייקים במערכת הליבה, ומגישים בקשות הנחה בדמי ניהול — הכל מתועד אוטומטית בתיק. נוסף לכך נבנו מנגנון שימור פרואקטיבי (ברכות יום הולדת מותאמות אישית בוואטסאפ + התראות גיל פרישה למנהל הסוכנות חודשיים מראש), תהליך קליטה אוטומטי מקצה לקצה ללקוח חדש, ושכבת מעקב משימות עם דשבורד ניהולי שסוגרת לולאות עד שכל משימה נסגרת בוודאות.
Our Approach
Technologies Used
The service behind this project
הטמעת CRM חכםהתוצאות
Ready to achieve similar results?
Let's meet and explore how your business can achieve meaningful transformation
Schedule a Meeting
Let's meet and explore how your business can achieve meaningful transformation